Génération du fichier Topaze pour le prélèvement à la source

Le service TOPAze offre aux employeurs la possibilité de récupérer le taux de prélèvement à la source (PAS) personnalisé d'un nouvel embauché avant le premier versement de son salaire. Cette fonctionnalité, bien que non obligatoire, vise à réduire l'application du taux neutre, qui peut être source d'erreurs. L'employeur ou son mandataire peut solliciter TOPAze à tout moment, indépendamment du cycle mensuel de la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Il est important de noter que le service TOPAze sera accessible jusqu'à fin 2024. En 2025, il deviendra inaccessible.

Contexte et périmètre du service TOPAze

Le service TOPAze s'adresse à tous les employeurs dont les salariés relèvent du Régime Général de l'Assurance Maladie ou du régime agricole, ainsi qu'à leurs mandataires (experts-comptables, centres ou associations de gestion agréés) et à l'ensemble des utilisateurs du système PASRAU (Paiement des cotisations sociales des artistes auteurs et autres professions). L'outil PASRAU-VAL permet un contrôle gratuit en local des fichiers PASRAU avant leur dépôt, garantissant le respect de la norme NEORAU.

Cette fiche s'applique aux déclarations DSN et PASRAU, à partir d'octobre 2020 sur la plateforme éditeurs et de janvier 2021 sur la plateforme de production.

Principe général de fonctionnement de TOPAze

Le processus de génération et d'utilisation du fichier TOPAze se décompose en plusieurs étapes clés :

1. Génération du fichier de demandes de taux PAS : Cette étape s'effectue depuis l'application de gestion de l'employeur, spécifiquement dans la section DSN -> Prélèvement à la source (PAS) -> TOPAze -> Génération des fichiers.
2. Suivi du traitement des demandes sur Net-Entreprises : L'employeur peut suivre l'état de ses demandes sur le portail Net-Entreprises, dans la section "Vos déclarations" -> "Vos services complémentaires" -> "Autres services" -> "TOPAze" -> "Consultation des demandes".

Le fichier déposé fait l'objet de contrôles de format et de structure par le service TOPAze. En cas d'anomalie, un Bilan d’anomalies (BAN) est produit. Si aucune erreur n'est détectée, un Bilan OK (BOK) est généré.

Dans le cas d'un bilan OK, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) fournit en retour un CRM TOPAze (Contrôle et Renseignements Mutuels) au format XML, généralement sous 5 jours maximum. Ce fichier est comparable aux CRM nominatifs DSN.

Le CRM TOPAze doit ensuite être téléchargé et importé dans l'application de gestion de l'employeur, dans la section DSN -> Prélèvement à la source (PAS) -> Suivi des CRM de la DGFIP. L'importation s'effectue via le bouton "Import CRM xml", avec des fonctionnalités de contrôle et d'intégration des taux de PAS individuels.

Il est à noter que le service TOPAze ne propose pas de dépôt de fichiers ni de récupération de CRM via API (machine to machine). La procédure est donc entièrement manuelle.

Génération du fichier de demande Topaze

L'accès à la fonctionnalité de génération du fichier TOPAze se fait via le chemin : DSN -> Prélèvement à la source (PAS) -> TOPAze -> Génération des fichiers.

Sélection des salariés

L'écran affiche une liste des salariés éligibles pour une demande TOPAze, basée sur les critères suivants :

• Salariés dont le contrat a débuté durant le mois M (date de référence de l'application) ou le mois précédent M-1.
• Salariés ne disposant pas d'un taux PAS individuel valide à la fin du mois de la date de référence.

Une case à cocher "Afficher les salariés déjà pris en compte dans un fichier TOPAze" permet de filtrer davantage la liste. Par défaut, cette case est décochée, n'affichant que les salariés jamais inclus dans un fichier TOPAze généré par l'application. En la cochant, tous les salariés répondant aux autres critères sont affichés.

Les critères de filtrage sont cumulatifs. La liste des salariés est rafraîchie à chaque modification de la date de référence de l'application.

Pour inclure un salarié dans le fichier TOPAze, il suffit de le sélectionner dans la liste. Un salarié ne peut pas être sélectionné s'il présente l'une des anomalies suivantes :

• Numéro de Sécurité Sociale absent ou de moins de 13 caractères.
• Nom, prénom, date de naissance ou lieu de naissance absent.

Un message bloquant s'affiche dans ces cas.

Exportation du fichier TOPAze

Après avoir sélectionné les salariés concernés, l'utilisateur doit activer le bouton "Fichier TOPAze". Un message de confirmation apparaît. En cas de confirmation, les salariés sélectionnés sont marqués comme "pris en compte" dans un fichier TOPAze, la donnée "Date de demande TOPAze" étant valorisée à la date du jour.

Le fichier TOPAze généré est ensuite enregistré dans l'historique de l'application. Une fenêtre s'ouvre alors pour permettre à l'utilisateur de choisir l'emplacement où le fichier doit être exporté. Si l'utilisateur clique sur "Annuler" dans cette fenêtre, le fichier n'est pas exporté, mais les salariés sont néanmoins marqués, et le fichier est historisé.

Le fichier, conforme aux spécifications TOPAze (voir la notice du GIP), est exporté à l'emplacement choisi par l'utilisateur. Il est enregistré au format CSV et ne doit en aucun cas être modifié manuellement avant son dépôt sur Net-Entreprises.

Importation du CRM TOPAze

Une fois le CRM TOPAze téléchargé depuis Net-Entreprises, il doit être importé dans l'application de gestion. La procédure est similaire à celle de l'importation des CRM nominatifs DSN classiques.

L'accès se fait via : DSN -> Prélèvement à la source (PAS) -> Suivi des CRM de la DGFIP.

L'utilisateur clique sur le bouton "Import CRM xml". L'application effectue les contrôles du CRM, récupère les anomalies signalées et intègre les taux de PAS individuels.

Dans le suivi des CRM, le CRM importé apparaîtra avec la mention "CRM importé" dans la colonne "état" et "TOPAze" dans la colonne "DSN". Un drapeau vert confirme la fin de la récupération du CRM via TOPAze.

Le taux peut être utilisé dès son intégration. Il doit être intégré sous 2 mois si aucune DSN n'a été déposée depuis la récupération du taux. Un taux valide récupéré via la DSN prendra le relais du taux obtenu par TOPAze.

Pour toute nouvelle demande de régularisation DSN, il est nécessaire d'utiliser le formulaire "Fiche-navette - Régularisation DSN". De même, pour une meilleure prise en charge des demandes, il est recommandé d'indiquer un objet clair et les coordonnées complètes dans le corps du message.

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