En tant que kinésithérapeute libéral, vous êtes confronté aux rejets de paiement et aux factures impayées, des problématiques qui peuvent rapidement peser sur votre quotidien. Comprendre les causes des rejets, savoir comment les anticiper et les traiter est essentiel pour assurer la pérennité de votre activité.
Les rejets de télétransmission des feuilles de soins
La télétransmission des feuilles de soins électroniques (FSE) simplifie les démarches de remboursement et réduit les délais de traitement, mais elle n’est pas sans difficulté. Il arrive que certaines FSE soient rejetées, impactant directement la trésorerie et le flux de travail de votre cabinet de kinésithérapie. Comprendre les causes des rejets de télétransmission permet de limiter les erreurs et d’optimiser les paiements.
Motifs et causes des rejets de télétransmission
Les caisses de Sécurité Sociale renvoient un motif de rejet précis à travers les retours NOEMIE, mais ces motifs peuvent paraître complexes. Voici un aperçu des motifs et des principales causes de rejet, ainsi que des conseils pour les gérer.
Les motifs de rejet courants
Les motifs de rejet indiqués par la Sécurité Sociale identifient la raison spécifique d’un refus de prise en charge. Chacun de ces motifs requiert une attention particulière pour résoudre le problème rapidement.
- Droits du patient non à jour : Les droits figurant sur la carte Vitale de votre patient peuvent ne pas être à jour. Cela est particulièrement fréquent en cas de changements de situation (travail, couverture mutuelle, etc.).
- Erreurs de saisie des données : Des informations incorrectes sur le patient peuvent entraîner un rejet, notamment : date de naissance, numéro de Sécurité Sociale ou caisse de rattachement incorrects, ou mauvaise saisie du régime de remboursement.
- Problèmes liés aux ayants droit : Les bénéficiaires mineurs sont généralement rattachés au numéro de Sécurité Sociale de leurs parents, ce qui peut poser un problème si ce rattachement n’est pas correctement enregistré.
- Délais de télétransmission dépassés : La Sécurité Sociale impose un délai limite de 27 mois pour la facturation des séances de soins. Il est essentiel d'examiner le motif associé à ce code pour en comprendre la raison.
Les factures rejetées des complémentaires santé (mutuelle)
En règle générale, toutes les séances de kinésithérapie peuvent donner lieu à un remboursement par la mutuelle. Pour rappel, la Sécurité Sociale couvre 60 % du tarif de base lorsqu’une ordonnance du médecin traitant est présentée dans le cadre du parcours de soins (100 % en cas d’affection de longue durée, d’accident du travail, de maladie professionnelle ou de maternité). La complémentaire santé prend ensuite en charge le reste à charge, totalement ou partiellement selon le contrat souscrit.
Lorsque vous télétransmettez en tiers payant intégral, la part complémentaire peut être rejetée ou impayée par les organismes mutuelles. Cela se traduit également sous la forme d’un retour NOEMIE négatif avec un motif de rejet.
Motifs et causes des rejets ou impayés des complémentaires santé
Dans les deux cas, il est nécessaire de vérifier l’état de la facture directement auprès de l’organisme de complémentaire et, si nécessaire, de renvoyer la demande de paiement après avoir corrigé toute erreur potentielle. Le plus souvent, ces impayés résultent d’une erreur dans la saisie des informations de la complémentaire ou dans leur paramétrage.
Il est important de noter que les codes de rejet pour les mutuelles ne sont pas toujours homogénéisés ; chaque groupement mutuelle gère ses propres codes. Il est donc préférable de se baser sur le libellé du rejet pour en comprendre la cause.
Un exemple de rejet spécifique est le code 1004, dont la signification varie selon les mutuelles. Un autre exemple est le rejet "VERIF CRITERE SELECTIF MODE REJET", qui est lié à la nouvelle NGAP, où les anciennes cotations ne sont plus acceptées depuis le 01/10/2024 (par exemple, un bilan ne se cote plus en AMC ou AMS, mais en AMK).
Gestion des impayés : les solutions pour les kinésithérapeutes
Les rejets des caisses de la Sécurité Sociale, les mutuelles qui ne vous règlent pas, et les patients de mauvaise foi peuvent entraîner une multiplication de vos soins impayés. En tant qu'infirmier libéral, on estime que le montant moyen des impayés cumulés chaque mois peut s'élever à 609 €, soit 7 308 € par an.
Les rejets tiers payant en tant que kinésithérapeute libéral
En tant que kinésithérapeute libéral, vous pratiquez quotidiennement le tiers payant pour facturer vos soins et obtenir un règlement rapide grâce à la télétransmission de vos feuilles de soins. Ce tiers payant est malheureusement souvent synonyme d'impayés et de rejets des caisses.
Pour traiter un rejet, il est conseillé de prendre connaissance du motif qui accompagne le code de rejet et d'essayer de le comprendre. Vous pouvez appeler directement la CPAM ou la complémentaire santé pour obtenir plus d'informations. Ensuite, vous pourrez détélétransmettre la facture concernée par le rejet, la défacturer et corriger l'ordonnance si nécessaire. Enfin, vous devrez refacturer, refaire la télétransmission, et vérifier quelques jours après si la facture a bien été réglée en pointant vos comptes bancaires.
Les étapes à suivre pour relancer les caisses en libéral
Pour la relance des caisses, armez-vous d'une bonne dose de patience, de persévérance et de courage.
Traiter les impayés des mutuelles
Vous pouvez vérifier le règlement des parts mutuelles sur vos extraits bancaires ou sur votre logiciel sous 15 jours. Si vous recevez un rejet, contactez la mutuelle en question afin de demander les documents à renvoyer (factures, ordonnances, retour Noémie…). Ces informations seront nécessaires en cas de factures impayées ou rejetées.
Avant chaque facturation, pensez à vérifier les droits de vos patients et leurs éventuelles exonérations. Après vos télétransmissions, effectuez un rapprochement bancaire afin de vous assurer du bon règlement de vos actes et de l'absence de factures impayées.
La gestion des impayés en libéral grâce à un logiciel de gestion
La gestion des rejets et des impayés peut être une source de stress et de perte de temps. L'utilisation d'un logiciel de gestion de cabinet, comme Topaze Maestro, peut grandement simplifier ces tâches. Ces outils permettent d'automatiser certaines procédures, telles que l'envoi des factures et des relances en cas de non-paiement.
Certains logiciels offrent des fonctionnalités pour identifier rapidement les rejets, analyser les motifs, et faciliter la correction et la renvoye des factures. L'indicateur "Factures rejetées" permet de visualiser les anomalies, et des options comme le bouton "Recycler la facture" aident à corriger et renvoyer les documents.
Il est important de savoir qu'une facture sans Tiers Payant (TP) n'apparaît pas dans l'indicateur "Factures rejetées", et son rejet n'est pas visible. De plus, le bouton "Recycler la facture" doit être utilisé uniquement pour une facture avec un rejet total.
Conseils pratiques pour éviter les rejets et impayés
- Communication claire avec les patients : Dès la première consultation, informez vos patients des modalités de paiement, de la prise en charge par la Sécurité Sociale et les mutuelles. Mettez en place un mini contrat écrit stipulant les honoraires et les conditions de paiement.
- Vérification systématique des droits : Avant chaque facturation, pensez à vérifier les droits de vos patients et leurs éventuelles exonérations. L'utilisation de l'appel ADRi depuis votre logiciel peut vous permettre d'obtenir en temps réel les droits de votre patient.
- Rapprochement bancaire régulier : Effectuez un rapprochement bancaire afin de vous assurer du bon règlement de vos actes et de l'absence de factures impayées.
- Suivi rigoureux des rejets : Contrôlez régulièrement vos factures impayées et vos rejets de télétransmission par le biais de vos retours Noémie.
- Relances structurées et diplomatiques : Établissez un processus de relance structuré pour vos factures impayées et rejetées, en privilégiant une approche humaine avant de passer à des démarches plus formelles.
- Diversification des activités : Pour ne pas dépendre uniquement des paiements patients, envisagez de diversifier vos activités (formations, soins hors nomenclature, etc.).